Vedtægter for Hedehusene Idrætscenter
Vedtægter for den selvejende institution ”Hedehusene Idrætscenter” til varetagelse
af idrætsfaciliteter i Høje-Taastrup Kommune – område Vest.
§ 1. Navn og hjemsted
Institutionens navn er ” Hedehusene Idrætscenter”
Institutionens hjemsted er Høje-Taastrup Kommune.
§ 2. Etablering og kontrol
Institutionen er etableret som led i Høje-Taastrup Kommunes beslutning om at
decentralisere forvaltningen af idrætsfaciliteter i kommunen.
Som led i etableringen bevarer ”Hedehusene Idrætscenter” ejerskabet
til Hedehushallen matr. Baldersbrønde 8cn
Institutionen overtager brugsretten og vedligeholdelsesforpligtigelsen til
Hedehusene Idrætspark matr. Thuelstrup 4c (4d/e) og Hedehusene Tennisanlæg
matr. Kallerup 2ct. Overtagelsen sker fra Høje-Taastrup Kommune.
Ved byrådsbeslutning af 26. februar 2008, blev administrationen af Skydebane Vest
ligeledes lagt ud ud til Hedehusene Idrætscenter med virkning fra den 1. januar
2007. Det bemærkes at det kun er de grønne udenoms arealer på skydebane Vest
der administreres, og ikke selve skydebanerne med tilhørende huse.
Endvidere er det af byrådet den 13.12.2016 besluttet, at driften af ”Springcenter
Nærheden” pr. 1. januar 2017 ligeledes skal varetages af Hedehusene Idrætscenter
jfr. allonge til driftsoverenskomsten.
§ 3. Formål
Den selvejende institutions formål er at drive og vedligeholde de ovenfor angivne
anlæg og arealer til gavn for Høje-Taastrup Kommunes idrætsforeningsliv og
kommunale institutioner. Formålet er at skabe størst mulig tilgængelighed for
idrætsforeninger og institutioner til idrætsanlæggene i kommunen.
§ 4. Opgaver
Det er institutionens opgave af forestå:
- at institutionens faciliteter anvendes i overensstemmelse med formålet.
- at driftsoverenskomsten mellem institutionen og Høje-Taastrup Kommune
forvaltes i henhold til dens indhold
- at faciliteterne til enhver tid fremstår i en sådan vel vedligeholdt og funktionel
stand, som gør, at de er velegnede for udøvelsen af brugernes
aktiviteter
- at der løbende sker udbygning og indretning af faciliteterne, så de er i Godkendt af byrådet
overensstemmelse med udviklingen og behovet for dem på idrætsområdet
- at der udarbejdes regelsæt for idrætsfaciliteternes drift, indeholdende bl.a.
takster for udlejning
- at der sikres et samarbejde mellem institutionen og tilsvarende institutioner
samt med de offentlige myndigheder, erhvervslivet og idrætsforeninger i øvrigt i
Høje-Taastrup Kommune m.v.
§ 5. Økonomisk grundlag
Økonomisk grundlag for institutionens virksomhed er årlige driftstilskud
fra Høje-Taastrup Kommune samt egne indtægter ved udlejningsvirksomhed, sponsorater m.v..
§ 6. Bestyrelsen
Bestyrelsen for institutionen består af 8 medlemmer:
- 2 repræsentanter valgt af og blandt byrådets medlemmer
- 1 repræsentant udpeget af brugerne af Springcentret
- 1 repræsentant udpeget af brugere af Skydebane Vest.
- 1 repræsentanter udpeget af brugerne af Tennisanlægget.
- 1 repræsentant udpeget af brugerne af Det grønne område – gælder p.t.
Hedehusene Idrætspark
- 1 repræsentant udpeget af brugerne af Hedehushallen.
- 1 repræsentant valgt af alle brugere uanset tilknytning til et bestemt
område
Valg til bestyrelsen
Byrådet udpeger blandt sine medlemmer 2 af de 8 bestyrelsesmedlemmer for
Hedehusene Idrætscenter. Der udpeges to personlige stedfortrædere blandt
byrådsmedlemmerne.
I bestyrelsen for Hedehusene Idrætscenter er idrætten repræsenteret med 6
pladser. Hvert bestyrelsesmedlem skal have en personlig stedfortræder.
Kun idrætsforeninger godkendt af folkeoplysningsudvalget er berettiget til at
udpege medlemmer og kandidater til bestyrelsen. Idrætsforeningen skal være
godkendt senest 31. december det foregående år. Desuden skal idrætsforeningen
være brugere af idrætscenterets faciliteter.
Øvrige idrætsforeninger
Alle idrætsforeninger, der opfylder opstillingskravene, er berettiget til at opstille
kandidater.
Hver forening har én stemme i hver valgrunde.
Ved stemmelighed, foretages omvalg blandt de øvrige foreninger mellem de
opstillede kandidater der har flest og lige mange stemmer.
Hvis der ikke kan vælges (ikke opstilles) kandidater til en af posterne, stilles posten
fri og den der opnår flest stemmer vælges.
Det er den siddende bestyrelse der foranstalter indkaldelse til og afholdelse af
valget. Valget sker på baggrund af oplysninger om foreninger og medlemstal
indhentet fra Fritid og Kultur. Alle godkendte foreninger modtager indkaldelse pr.
mail til valget - minimum en måned før valgmødets afholdelse.
Valgperiode
Foreningsrepræsentanterne er valgt for en 2 årig periode, gældende fra en 1. april,
idet hele bestyrelsen er på valg i lige år startende i 2010. Genvalg kan finde sted.
Byrådets repræsentanter er valgt for en byrådsperiode.
Formand og næstformand
På første møde efter en nyvalgsperiode, vælges blandt foreningernes udpegede
medlemmer til bestyrelsen en formand og en næstformand.
Forretningsorden
Bestyrelsen fastlægger selv sin forretningsorden. Bestyrelsen etablerer sig med
udvalg og arbejdsgrupper i det omfang, den finder behov herfor.
Bestyrelsen er ansvarlig for institutionens drift og hele virksomhed.
Bestyrelsen ansætter/afskediger institutionens daglige administrative ledelse.
Ledelsen deltager i bestyrelsesmøderne, som referent uden stemmeret.
Den daglige administrative ledelse ansætter/afskediger det øvrige personale.
Bestyrelsen afholder mindst 4 møder om året, og derudover så ofte formanden
finder anledning hertil, eller når mindst 3 bestyrelsesmedlemmer i forening
anmoder derom.
Formanden indkalder til bestyrelsesmøder med mindst 14 dages varsel. Dagsorden udsendes senest 8 dage før mødet. Under ekstraordinære forhold kan
indkaldelse til bestyrelsesmøde dog ske med kortere varsel.
Bestyrelsesmøderne ledes af formanden. Har formanden forfald ledes mødet
af næstformanden.
For at være beslutningsdygtig skal mindst 5 medlemmer – herunder formand og ved
dennes forfald næstformand – være til stede på bestyrelsesmødet.
Afgørelser på bestyrelsesmøder træffes ved almindelig stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens eller ved dennes forfald næstformandens
stemme afgørende.
Der udarbejdes referat af bestyrelsesmøderne. Referatet godkendes på det
næstfølgende bestyrelsesmøde.
§ 7. Tegningsregel
Institutionen tegnes ved underskrift af formand eller ved formandens forfald af
næstformanden.
Bestyrelsen kan meddele prokura til formand og den daglige ledelse.
Ved køb, salg eller pantsætning af fast ejendom og ved optagelse af lån
kræves godkendelse fra og underskrifter af en enig bestyrelse, samt der kræves
godkendelse i byrådet.
§ 8 Hæftelse.
Bestyrelsen hæfter ikke personligt for institutionens forpligtigelser, for hvilke alene
institutionen hæfter med dens formue.
§ 9 Budget og årsrapport.
Budget- og regnskabsåret for institutionen går fra 1. januar til 31. december.
Det årlige regnskab revideres af ekstern revisor, der udpeges af bestyrelsen.
Udover den eksterne revisor, kan bestyrelsen vælge en intern revisor for 2 år ad
gangen.
Bestyrelsen udarbejder budgetforslag for det følgende år over institutionens drift,
samt 5-årig vedligeholdelsesplan.
I henhold til driftsoverenskomsten med Høje-Taastrup Kommune skal dette
fremsendes til kommunen og forelægges byrådet til udtalelse, senest den 1. april.
Årsrapport indeholdende driftsregnskab og status, underskrevet af
revisionen og bestyrelsen skal foreligge i god tid inden 20. marts.
Årsrapporten skal desuden tilgå Høje-Taastrup Kommune, inden den 1. april.
§ 10. Sekretariat og daglig ledelse
Til at varetage den daglige ledelse med sekretariat m.v. af institutionens
virksomhed ansætter bestyrelsen en daglig ledelse. Den daglige ledelse har direkte
reference til bestyrelsen. I det daglige formidles referencen til/fra bestyrelsen af
formanden og i tilfælde af dennes forfald af næstformanden.
Den daglige ledelses ansvar, pligter og rettigheder beskrives i en
ansættelsesaftale/-kontrakt.
§ 11. Vedtægtsændringer
Forslag om ændringer af vedtægterne indstilles af bestyrelsen.
Forslag skal være tiltrådt af mindst 2/3 af bestyrelsen.
Det skal sikres at Driftsoverenskomsten mellem institutionen og Høje-Taastrup
Kommune ikke er i strid med de gældende vedtægter for institutionen.
Indstilling om vedtægtsændring sker til Høje-Taastrup Kommune, der skal
godkende ændringerne.
§ 12. Opløsning
Opløsning af institutionen kan kun finde sted hvis et forslag herom vedtages
enstemmigt af bestyrelsen på et bestyrelsesmøde, der er indkaldt med 14 dages
varsel og med angivelse af grunden til opløsning.
I tilfælde af institutionens opløsning tilfalder dennes midler Høje-Taastrup
Kommune som forpligter sig til at anvende midlerne til kulturelle/idrætslige formål.
§ 13. Ikrafttræden:
Disse vedtægter er godkendt af bestyrelsen i Hedehusene Idrætscenter den
15.10.2016.
Vedtægterne træder i kraft, når de er godkendt af Høje-Taastrup Kommune.
§ 14. Godkendelse:
Nærværende vedtægter er godkendt af Høje-Taastrup Kommune 13.12.2016